Parce que tout projet d'envergure démarre avec un besoin imprécis, pas toujours simple à définir, rien de tel qu'un Cahier des Charges pour le formaliser. Certes, son nom n'est pas vraiment glamour, tout comme son acronyme "CDC". Le terme "charge" laisse même à penser que son élaboration sera des plus pénibles. Pourtant, ce document est la garantie d'un livrable conforme aux attentes formulées et décrites.
Support à la fois organisationnel et juridique, le cahier des charges est un document dont il serait (très) dommage de se passer.
Il n'est pas simple de savoir ce que l'on veut. Encore moins lorsque nous sommes néophytes dans un domaine, et que nous ne pouvons prendre le temps d'aborder notre problématique sous tous les angles possibles. Or, c'est la bonne compréhension de la demande par l'ensemble des parties prenantes qui conditionne la réussite de votre projet, que ce dernier soit conduit en interne ou confié à un prestataire externe.
Au tout début d'un projet, l'élaboration d'un cahier des charges conduit ainsi à se poser les bonnes questions, à recenser de façon exhaustive les exigences et contraintes techniques, et à les traduire avec clarté pour éviter toute incompréhension de la part des équipes et prestataires mobilisés. Grâce au cahier des charges, vous partagez notamment une vision commune du livrable désiré avec chaque intervenant, ce qui vous évitera certaines désillusions quant au résultat final.
Dans le cas particulier d'un appel d'offre ou d'une consultation externe, le cahier des charges vous permet aussi de comparer à partir de critères communs les différentes solutions qui vous auront été remises par les fournisseurs sollicités. À vous le gain de temps dans le tri et la sélection des propositions commerciales !
En plus de faciliter la caractérisation du besoin, un cahier des charges sert aussi d'instrument de dialogue et de collaboration entre le porteur de projet[1] et l’équipe technique[2]. À mesure que le projet avance, des imprévus en termes de temps, budget ou de technicité peuvent survenir. Consigner ces changements et ajustements dans le cahier des charges vous permet alors de conserver tout au long du projet une totale maîtrise technique et budgétaire.
S'il est utile pour l'organisation et la planification, le cahier des charges est aussi un document contractuel qui engage votre prestataire à livrer un résultat à la hauteur de vos exigences. C'est à partir du CDC que vous pourrez analyser le livrable et vous assurer qu'il répond bien à votre demande.
Vous l'aurez compris, même s'il peut ressembler à une contrainte supplémentaire aux prémices du projet, le cahier des charges vous permet en réalité d'anticiper tout un lot d'incertitudes qu'il aurait été très difficile de gérer.
Alors, plus une seconde à perdre ! Laissez-nous vous accompagner dans la définition de votre besoin et la formalisation de votre cahier des charges !